Sarana Manajemen dan Perencanaan Operasional Pelestarian: lanjutan

(Sudiro sudjoko)

Sarana Manajemen Pelestarian

Dalam aktivitasnya, pengelolaan pelestarian bahan pustaka melibatkan berbagai komponen seperti halnya tenaga, pengelola, koleksi, metode, sarana, dan prasarana, serta uang. Dalam konsep manajemen istilah-istilah tersebut dikenal dengan nama tools of management atau sarana manajemen. Terdapat berbagai macam pendapat mengenai sarana manajemen ini, seperti yang dikemukakan Manullang. Menurut pendapatnya sarana manajemen terdiri atas ”6 M” yaitu Man, Money, Machines, Materials, Methods, dan Market (Manullang, 1987:17), ada juga yang menyebutkan ”7 M” dengan tambahan Moral (Wursanto, 1983:27). Sedangkan menurut Martoadmodjo, (1991) berbagai unsur penting atau sarana manajemen yang perlu diperhatikan dalam pelestarian bahan pustaka terdiri atas:

1. Manajemennya, perlu diperhatikan siapa yang bertanggung jawab dalam pekerjaan ini. Bagaimana prosedur pelestarian yang harus diikuti. Bahan pustaka yang akan diperbaiki harus dicatat dengan baik, apa saja kerusakannya, apa saja alat dan bahan kimia yang diperlukan dan sebagainya.

2. Tenaga (SDM) yang merawat bahan pustaka dengan keahlian yang mereka miliki. Mereka yang mengerjakan pelestarian ini hendaknya mereka yang telah memiliki ilmu atau keahlian/ keterampilan dalam bidang ini. Paling tidak mereka sudah pernah mengikuti penataran dalam bidang pelestarian dokumen.

3. Laboratorium, suatu ruang pelestarian dengan berbagai peralatan yang diperlukan, misalnya alat penjilidan, lem, alat laminasi, alat untuk fumigasi, vacuum cleaner dan sebagainya.

4. Dana untuk keperluan kegiatan ini harus diusahakan dan dimonitor dengan baik, sehingga pekerjaan pelestarian tidak akan mengalami gangguan. Pendanaan ini tentu tergantung dari lembaga tempat perpustakaan bernaung.

Berbagai sarana manajemen tersebut merupakan suatu modifikasi dari sarana manajemen yang dikenal dalam dunia ekonomi pada umumnya. Selain itu sarana manajemen merupakan suatu potensi yang perlu diatur dan dikelola dengan baik sehingga tujuan perpustakaan sebagai wahana layanan informasi bagi penggunanya dapat dicapai secara efektif dan efisien. Dengan kata lain unsur-unsur tersebut diatas perlu diperhatikan keberadaanya dalam menggerakkan perpustakaan, khususnya dalam hal pelestarian untuk mencapai sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan, sehingga keberadaan perpustakaan ditengah-tengah masyarakat dapat berhasil dan berdaya guna, khususnya dalam hal menyeleksi, menghimpun, mengolah, memelihara sumber-sumber informasi, dan memberikan layanan serta nilai tambah bagi mereka yang membutuhkannya (Sutarno, 2004:3).

Perencanaan Operasional Pelestarian

Perpustakaan, kearsipan, dan museum bertanggung jawab tidak hanya sekedar untuk mengumpulkan, menginterpretasi, dan memamerkan koleksinya yang bernilai sejarah, tetapi institusi tersebut juga bertanggung jawab dalam hal pelestarian koleksinya untuk jangka panjang (long-term preservation), keamanan dan aksesbilitas terhadap koleksinya tersebut. Pelestarian merupakan bagian integral (menyeluruh) dari misi suatu institusi, maksudnya perencanaan mengenai kegiatan pelestarian haruslah menjadi bagian dari keseluruhan rencana strategis yang akan dibuat. Seperti yang diuraikan sebagai berikut:

1. Perencanaan pelestarian merupakan suatu proses dalam penentuan kebutuhan baik umum dan juga khusus (spesifik) yang digunakan untuk perawatan koleksi, penentuan/pembentukan prioritas perawatan koleksi, termasuk sumber daya untuk implementasi/pelaksanaannya.
2. Tujuan utama pelestarian yaitu menggambarkan suatu tindakan atau aktivitas yang diambil oleh suatu institusi dalam menetapkan agenda kegiatan pelestarian koleksinya untuk masa mendatang.
3. Sebagai tambahan, pelestarian mengidentifikasi tindakan yang akan diambil oleh institusi dan pengalokasian sumber daya yang sewajarnya.

Cunha (1988:1-2) menganjurkan agar dalam pembuatan rencana operasional pelestarian bahan-bahan pustaka untuk kepentingan jangka panjang, hal-hal berikut sebaiknya diketahui terlebih dahulu:

1. kondisi fisik koleksi bahan pustaka yang dimiliki dan telah menjadi bagian dari tanggung jawabnya;
2. ciri-ciri dan keadaan di dalam serta di luar lingkungan kerja;
3. efek atau pengaruh lingkungan terhadap koleksi yang ada; dan
4. perkembangan informasi mengenai buku-buku teks yang membahas persoalan pelestarian dan tujuan pelestarian dalam jangka panjang.

Sekalipun diakui pentingnya kegiatan pelestarian bahan pustaka dan kompleksnya permasalahan pelestarian, namun sampai saat ini belum ada satu modelpun yang cocok untuk di terapkan di Perpustakaan. Pada konferensi “Book in Peril” pada tahun 1976, Pamela Darling (1976:2343-2347), memberi petunjuk umum berdasarkan hasil analisisnya, sebagai berikut:

Darling menyarankan agar pembagian tugas dan tanggung jawab pelestarian sepenuhnya dan sebagian ikut dipikirkan, baik dengan atau tanpa tambahan tenaga. Semua rencana harus dikoordinasi oleh seseorang penanggung jawab. Adapun proses penetapan rencana dan pelaksanaannya disesuaikan dengan pembagian tugas dan tanggung jawab, yang akan terdiri dari lima langkah pokok, yaitu:

1. Menetapkan sasaran pelestarian;
2. Menaksir koleksi yang ada;
3. Mengidentifikasi unsur-unsur program pelestarian, berikut sasaran masing-masing yang sudah dikategorikan sebelumnya;
4. Menetapkan prioritasnya; dan
5. Menerjemahkan program ke dalam rencana-rencana pelaksanaan, berikut jadwal-jadwal waktunya.

Setelah arah dan lingkup program pelestarian ditetapkan, selama proses pelestarian dilakukan kontrol dan penilaian-penilaian ulang secara berkala. Kegiatan tersebut di muka itu secara singkat disebut ”Manajemen Pelestarian”; (Feather, 1991:76). Sebagaimana umumya aktivitas manajemen yang lain, kegiatan-kegiatan itu meliputi pengadaan dan penyiapan sumber daya manusia, materi dan dana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sedangkan Dureau dan Clements (1990:3) mendeskripsikan jika setiap perpustakaan, setelah menentukan maksud dan tujuannya, perlu menengaskan sejauh mana ia akan memperoleh bahan pustaka dan memelihara bahan-bahan yang ditambahkan ke koleksinya. Penentuan kebijakan ini akan berdampak pada perencanaan keuangan.

Penentuan kebijakan pertama dilakukan pada tahap seleksi, yaitu memutuskan apakah perpustakaan akan menambahkan suatu bahan pustaka atau tidak ke dalam koleksi. Kebijaksanaan selanjutnya ialah menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyimpan bahan-bahan tadi. Keputusan ini perlu diambil dengan penuh kesadaran akan segala akibatnya. Menyimpan bahan-bahan pustaka untuk selama mungkin memerlukan biaya besar untuk tempat penyimpanan, persyaratan penyimpanan khusus, dan pada waktunya pembiayaan untuk pengawetan atau perbaikan.

Lebih lanjut Dureau dan Clements mengungkapkan, bahwa tidak ada satu pedoman umum bagi suatu perpustakaan mengenai bahan apa saja yang harus dipilih untuk pengadaan dan pelestarian di masa yang akan datang; ini tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan. Akan tetapi, perlu diketahui bahwa bahan yang tidak dipilih untuk penambahan koleksi perpustakaan mungkin tidak akan tahan lama untuk generasi berikutnya.

Perpustakan tidak selamanya harus melestarikan bahan hanya dalam bentuk aslinya, tetapi juga dapat melestarikan informasi yang terkandung dalam suatu bahan tertentu dalam bentuk lain (misalnya, mikrofilm, piringan optik, atau fotokopi). Lagi pula perpustakaan dapat mencegah kerusakan bahan asli dengan menarik kembali bahan tadi dari pemakaian umum atau bahkan melaksanakan beberapa tindakan perlindungan seperti meletakkan bahan dalam kotak atau menyediakan kantong-kantong.

Lebih jauh dikemukakan bila suatu perpustakaan akan membuat kebijakan pelestarian koleksinya, terdapat beberapa keputusan yang perlu diambil atau diperhatikan , seperti:”

a) Hubungan dengan kebijakan pengadaan misalnya ketika memutuskan untuk membeli kopi tambahan untuk maksud pengawetan, membeli copy dalam bentuk mikro atau menyiangi, dan membuang judul tertentu;

b) Hubungan dengan kegiatan katalogisasi dan pencatatan dengan menyarankan para pemakai lebih baik menggunakan bahan pengganti daripada bahan asli, atau menyediakan suatu daftar induk bahan-bahan yang tersedia dalam bentuk mikro;

c) Hubungan dengan kebijakan penyimpanan seperti menjamin penampungan yang baik dan peralatan penyimpanan yang sesuai;

d) Hubungan dengan kebijakan pelayanan umum, seperti larangan memakai bahan asli, membatasi fotokopi, atau memberi petunjuk mengenai cara memegang buku dengan baik;

e) Hubungan dengan program pameran untuk menjamin bahwa bahan tidak akan rusak, misalnya dengan melaksanakan perbaikan seperlunya, menyediakan bantuan yang memadai untuk pameran secara fisik, dan menjamin lingkungan yang memadai (Dureau - Clement, 1990:5)”.

Berbagai saran ilmiah dan teknis maupun kebijakan dan teknik pelestarian dan pengawetan juga harus turut dipertimbangkan. Semua ini akan mempengaruhi biaya dan keuangan.

Daftar Pustaka:

Chapman, Patricia. (1990). Guidelines on preservation policies in the archieves and libraries heritage. Paris: UNESCO.

Cunha, George M. (1988). Method of Evaluation to determine The Preservation Needs in Libraries and Archieves: A RAMP study with Guidelines. Paris : UNESCO.

Dureau, J.M. dan D.W.G. Clements (1990). Dasar-dasar pelestarian dan pengawetan bahan-bahan pustaka. Jakarta : Perpustakaan Nasional.

Kusuma, Hendra (2006). Pengelolaan koleksi terbitan Berseri di Perpustakaan Nasional RI (skripsi). FIB UI: Depok

Manullang (1987). Dasar-dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia
Sulistyo-Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Wursanto, Ig (1983). Dasar-dasar Manajemen Umum. Jakarta: Pustaka Dian.

Read More...

Pelestarian : Definisi dan Permasalahan

Definisi

Di lingkungan perpustakaan, arsip dan museum belum ada kesepakatan dalam menafsirkan istilah pelestarian (preservation). Perbedaan ini dapat dilihat dalam beberapa buku yang membahas berbagai definisi mengenai pelestarian atau preservasi. Dalam The Principles for The Preservation and Conservation of Library Materials yang disusun oleh J.M. Dureau dan D.W.G. Clements, preservasi mempunyai arti yang lebih luas, yaitu mencakup unsur-unsur pengelolaan keuangan, cara penyimpanan, tenaga, teknik dan metode untuk melestarikan informasi dan bentuk fisik bahan pustaka. Sedangkan definisi lain menurut Introduction to Conservation, terbitan UNESCO tahun 1979 disebutkan bahwa istilah preservasi berarti penanganan yang berhubungan langsung dengan benda, kerusakan oleh karena udara lembab, faktor kimiawi, serangan dari mikroorganisme yang harus dihentikan untuk mencegah kerusakan lebih lanjut (Perpustakaan Nasional, 1995:2).

Menurut Hazen sebagaimana dikutip oleh Gardjito (1991:91), istilah pelestarian meliputi 3 ragam kegiatan, yaitu:”

1. kegiatan-kegatan yang ditujukan untuk mengontrol lingkungan perpustakaan agar dapat memenuhi syarat-syarat pelestarian bahan-bahan pustaka yang tersimpan di dalamnya;
2. berbagai kegiatan yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk memperpanjang umur bahan pustaka, misalnya dengan cara deasidifikasi, restorasi, atau penjilidan ulang; dan
3. seluruh kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk mengalihkan isi informasi dari satu bentuk format atau matrik ke bentuk lain. Setiap kegiatan menurut kategori-kategori tersebut itu tentu saja masih dapat dikembangkan lagi ke dalam berbagai aktivitas lain yang lebih khusus dan rinci”.

The American Heritage Dictionary mendefinisikan preservasi sebagai usaha untuk melindungi dari segala macam kerusakan, resiko dan bahaya lainnya, menjaga agar tetap utuh dan menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari kehancuran. Sedangkan pengertian pelestarian bahan pustaka yang dikemukakan oleh International of Federation Library Association (IFLA) dan ditetapkan sebagai pedoman pelestarian oleh Perpustakaan Nasional Indonesia, mencakup 3 aspek, yaitu:”

1. semua aspek usaha untuk melestarikan bahan-bahan, cara-cara untuk pengelolaan, keuangan, sumberdaya manusia pelaksananya, metode, dan teknik-teknik penyimpanan bahan-bahan pustaka;
2. semua kebijakan dan kegiatan yang bersangkutan dengan pengawetan atau konservasi, yaitu cara-cara khusus untuk melindungi bahan-bahan pustaka demi kelestarian bahan-bahan pustaka tersebut;
3. semua langkah untuk mempertimbangkan dan melaksanakan pemugaran atau restorasi, yaitu cara-cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan-bahan pustaka yang rusak (Soedarsono, 1989) dan Sulistyo Basuki (1991)”.

Lebih lanjut dinyatakan oleh Sudarsono (1989) dan Sulistyo-Basuki (1991), bahwa salah satu cara pelestarian bahan-bahan pustaka itu adalah juga dengan cara mengalihkan bentuknya, dari bentuk media yang satu ke bentuk media yang lain untuk keperluan masa kini maupun mendatang. Kalaupun tidak mungkin dikerjakan demikian, haruslah diupayakan dengan berbagai cara agar bahan-bahan itu tetap dapat didayagunakan secara optimal.

Meskipun terdapat berbagai perbedaan dalam mendefinisikan istilah pelestarian, namun dapat kita tarik suatu benang merah dari keseluruhan definisi yang ada, yaitu pada dasarnya inti pelestarian bahan pustaka yaitu untuk melestarikan kandungan informasi (intelektual) maupun fisik asli suatu koleksi. Pelestarian fisik biasanya dilakukan dalam rangka menghemat tempat, dan juga untuk menyelamatkan fisik asli dokumen dari seringnya penggunaan yang tinggi oleh pengguna dengan cara mengalihkan bentuknya. Sedangkan pelestarian kandungan informasi biasanya dilakukan untuk bahan pustaka yang mempunyai nilai khusus, misalnya nilai sejarah, nilai keindahan, nilai ekonomis, dan juga karena sifatnya yang langka.

Pelestarian bahan pustaka merupakan salah satu hal penting bagi keberadaan perpustakaan selain pengadaan, pengolahan, dan pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan. Keberadaan bahan pustaka yang patut dilestarikan merupakan salah satu unsur penting dalam sebuah sistem perpustakaan selain ruangan atau gedung, peralatan/perabot, tenaga, dan anggaran. Unsur-unsur tersebut satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung untuk terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik (Martoatmodjo, 1993:1).

Sedangkan konservasi adalah teknik yang dipakai untuk melindungi bahan pustaka dan arsip dari kerusakan dan kehancuran (Dureau and Clements, 1990:2). Selain itu konservasi mempunyai arti lain yang lebih luas. Konservasi dalam Perpustakan adalah perencanaan program secara sistematis yang dapat dikembangkan untuk menangani koleksi perpustakaan agar tetap dalam keadaan baik dan siap pakai (Perpustakaan Nasional, 1995:2).

Prinsip-prinsip sebagaimana tercantum dalam ”Introduction to Conservation” terbitan UNESCO tahun 1979, menjelaskan bahwa ada beberapa tingkatan dalam kegiatan konservasi, yaitu prevention of deterioration, preservation, consolidation, restoration, dan reproduction, yang masing-masing dapat diterjemahkan sebagai berikut:

• ”Prevention of deterioration” yaitu tindakan preventif untuk melindungi benda budaya termasuk bahan pustaka dengan mengendalikan kondisi lingkungan, melindungi dari faktor perusak lainnya termasuk salah penanganan.
• ”Preservation” yaitu penanganan yang berhubungan langsung dengan benda. Kerusakan oleh karena udara lembab, faktor kimiawi, serangga dan mikroorganisme harus dihentikan untuk mencegah kerusakan lebih lanjut.
• ”Consolidation” yaitu memperkuat benda yang sudah rapuh dengan jalan memberi perekat atau bahan penguat lainnya.
• ”Restoration” yaitu memperbaiki koleksi yang telah rusak dengan jalan menambal, menyambung, meperbaiki jilidan yang rusak dan mengganti bagian yang hilang agar bentuknya mendekati keadaan semula.
• ”Reproduction” yaitu membuat ganda dari benda asli, termasuk membuat mikrofilm, mikrofis, foto repro dan fotokopi.

Selain itu Wendy Smith dari The National Library of Australia membuat definisi yang lebih sederhana mengenai konservasi, yaitu kegiatan yang meliputi perawatan, pengawetan dan perbaikan bahan pustaka dan informasi yang ada di dalamnya.

Dari uraian di atas, dapat kita simpulkan bahwa kata preservasi dan konservasi sebenarnya masih rancu. Namun demikian kita anggap saja kedua kata ini mempunyai arti yang sama yaitu pelestarian, yang selanjutnya pelestarian ini mencakup kegiatan pemeliharaan, perawatan, pengawetan, perbaikan dan reproduksi (Perpustakaan Nasional RI, 1992:3).

*DAFTAR PUSTAKA:

Dureau, J.M. dan D.W.G. (1990). Clements. Dasar-dasar pelestarian dan pengawetan bahan-bahan pustaka. Jakarta : Perpustakaan Nasional.

Gardjito. (1991). Preservation and Conservation of library materials in tropical countries with particular reference to the National Library of Indonesia. Tesis untuk memperoleh gelar master bidang Library Science di Loughborough University.

Martoatmodjo, karmidi. (1993). Pelestarian Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka.

Perpustakaan Nasional. (1992). Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 11 Tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional. Jakarta : Perpustakaan Nasional.

Sudarsono, B. (2006). Antologi Kepustakawanan Indonesia. Jakarta: Ikatan Pustakawan Indonesia.

Sulistyo-Basuki. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.

Read More...