The Information Triangle

(Segitiga Informasi)

PENDAHULUAN

Dalam proses manajemen sekarang ini, suatu organisasi penyebaran dan penggunaan informasi, peserta dalam siklus segitiga (triangle) ini secara umum terdiri dari: Pustakawan atau Manajer Informasi, IT managers, dan Pengguna. Ini bukanlah suatu konsep baru, dimana teknologi dan meningkatnya kebutuhan secara efektif mampu diatasi dalam pengelolaan informasi yang secara radikal dijelaskan kembali mengenai peranan perpustakaan dan komputerisasi secara professional, dan cara dari pengguna dalam mencari informasi. Pustakawan memiliki spesialisasi dalam hal koleksi dan organisasi informasi berbasis kertas yang pengguna dapat mengaksesnya secara fisik, sedangkan professional komputer (IT Managers) memfokuskan dalam hal pengembangan pengetahuan berdasarkan perkembangan teknologi terkini; untuk beberapa bagian, kedua departemen ini terkadang berpikiran pendek dan “…sebagai hasilnya jarang terdapat duplikasi terhadap…dan membuang-buang sumber daya yang ada” (Rapple, 1997).

Suatu perpustakaan atau pusat informasi telah muncul menjadi pelayanan yang komples (rumit) menghadapi bahan-bahan digital sebagai imbas peralihan dari tercetak (conventional printed and microfilm materials), kebutuhan untuk berkolaborasi diantara para peserta (partisipan) dalam segitiga informasi telah tumbuh. Kita percaya dalam scenario yang tepat, “manajemen informasi yang efektif harus dimulai dengan memikirkan mengenai bagaimana pengguna menggunakan informasi bukan dengan bagaimana pengguna menggunakan mesin” (Davenport, 1994), dan sebagai hasilnya tergantung dari kemampuan semua partisipan dalam suatu siklus segitiga informasi untuk bekerjasama dengan berbagi mengenai target yang ingin digariskan dalam misi suatu pekerjaan dalam hal ini kegiatan bisnis.

Mengapa Harus Bekerjasama?

Teknologi telah menciptakan suatu situasi dimana terjadi peningkatan yang melampaui dalam hal jasa/pelayanan diantara IT dan Perpustakaan, dan hasilnya pustakawan lebih perduli dengan sesuatu yang usang sedangkan IT lebih perduli dengan pelanggaran yang melewati batasnya (Lippincott, 1998). Dalam kurun waktu beberapa decade ini telah terjadi perluasan permintaan untuk jasa komputer dan kompleksitas yang muncul dalam pengembangan dan penyediaan akses terhadap informasi elektronik (E-information). Perkembangan ini menjadi tantangan untuk merubah kebiasaan (culture) dari berbagi informasi diantara organisasi, melatih semua peserta (partisipan) dalam segitiga informasi, dan mengawasi hak cipta dalam lingkungan dimana terdapat jumlah besar yang tidak bisa diawasi dan data-data yang tidak sesuai (Internet). Kolaborasi menjadi hal yang sangat penting untuk menumbuhkan menambha modal dalam perpaduan sumber-sumber intelektual dan berbagai macam sudut pandang dari professional informasi, kebutuhan untuk mengembangkan layanan baru dan metode dalam hal manajemen informasi, kelangkaan sumber DM dan sumber financial, overlapping fungsional, saling ketergantungan anata Pustakawan dan IT staff, serta keselamatan suatu institusi dalam lingkungan yang sangat kompetitif ini.

Definisi Peranan

Dalam Proses Segitiga Informasi (Information Triangle), terdapat 3 peran penting yang ikut ambil bagian, dalam suatu proses ini, ketiga bagian ini mutlak, saling melengkapi antara satu dan yang lain, dan seharusnya pula peran ini mungkin harus mulai dibiasakan untuk dioperasionalkan dalam aktivitas implementasi informasi di suatu institusi. Peranan yang ada dalam segitiga informasi, terdiri dari:

1. Pengguna Informasi

Pengguna bisa siapa saja dalam suatu lingkungan organisasi yang membutuhkan informasi untuk menunjang kerja mereka dan menjangkau tugas dari teknis sampai dengan kepada tugas manajemen senior. Pengguna secara umum, bukanlah seorang yang ahli terhadap teknologi komputer, dan juga mereka bukanlah orang yang ahli dalam mengelola informasi. Walau demikian, dibutuhkan suatu kemampuan untuk menggunakan system yang sudah ada oleh para ahli teknologi dan informasi dan juga memiliki ketertarikan yang sama untuk memastikan bahwa suatu system yang mereka gunakan adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka. Pengguna biasanya berharap dapat memperoleh secara cepat, mudah, dan tepat informasi yang mereka inginkan dalam database yang ada (quick and easy manner). Mereka tidak memiliki banyak waktu “menelusur melalui jaringan” atau browsing menggunakan mesin pencari yang terkadang menyediakan hasil yang relevan. Keberagaman kebutuhan pengguna, seperti pentingnya untuk mempertahankan fleksibilitas dan efisien dalam pencarian informasi untuk memudahkan penyebaran informasi secara tepat waktu, relevan dan akurat.

Davenport membicarakan mengenai mengenai tekonologi informasi dan juga kekhawatiran para manager. Ia berpendapat bahwa beberapa perusahaan menerapkan teknologi manajemen informasi secara besar tabpa memperkirakan/memperdulikan bagaimana informasi secara aktual digunakan dan para teknokrat (ahli) yang menjadi ”Constantly caught off guard by the ’irrational’ behaviour of end users” (Davenport, 1994).

Berikut beberapa kelebihan dan kekurangan dari pengguna informasi:

Strengths (kelebihan)

§ Memiliki akses langsung terhadap sumber online (katalog online), ditambah akses melalui perpustakaan terhadap pangkalan data bibliografik serta online jurnal full teks;

§ Secara bertahap terdapat peningkatan dalam hal penggunaan sumber-sumber informasi elektronik secara mandiri tanpa perantara pustakawan;

§ Informasi sekarang lebih sering diakses melalui komputer (jaringan), dibandingkan dengan berkunjung ke perpustakaan;

§ Menekankan pola pikir layanan self-service, bukannya layanan melalui pustakawan;

§ Peranan pustakawan kedepan yaitu bergerak ke arah pendidikan, tetapi ”pelayanan” masih diperlukan.

Weaknesses (kelemahan)

§ Mencari hasil, tanpa mengetahui dimana mencarinya atau menggunakan pendekatan seperti apa;

§ Menggunakan perkembangan teknologi informasi terbaru, tanpa mengetahui bagaimana cara kerjanya, berikut temu kembalinya;

§ Kebingungan dengan informasi yang berlebihan (information overload);

§ Sumber informasi yang diperoleh masih kompleks, tidak sempurna, dan kurang tepat.

2. Information manager

Secara sejarah, ”Pustakawan telah menjadi seorang kolektor dan kurator buku, menyusun buku untuk di inventarisasi, disimpan dan dipergunakan, menggunakan berbagai alat serta mekanisme seperti katalog, bagan klasifikasi, sistem sirkulasi dan hal sejenisnya” (Feather, 1998).

>>> to be continued